DECRETO Nº 8.202, DE 11 DE JUNHO DE 2025

“Dispõe sobre a criação da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA.”

THOMÁS ANTÔNIO CAPELETTO DE OLIVEIRA, Prefeito do Município de Itatiba, Estado de São Paulo, no uso das atribuições de seu cargo, e em cumprimento aos dispositivos da Constituição Federal de 1988, art. 216º, § 2.º; da Lei Federal de Arquivos n.º 8.159/91, arts. 1.º, 7º e 17º, § 4º; da Lei Federal de Acesso à Informação nº 12.527/2011 e Lei Municipal nº 3.465/2001, art. 6º, e,

CONSIDERANDO a importância de se implantar o processo de avaliação de documentos, visando a elaboração e a aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos;

CONSIDERANDO a urgente necessidade de se liberar espaços, reduzindo ao mínimo essencial a documentação acumulada, sem prejuízo à Administração e à comunidade;

CONSIDERANDO a importância de agilizar as comunicações administrativas, racionalizar a produção de documentos e normalizar o fluxo documental;

CONSIDERANDO a necessidade de se assegurar o amplo acesso aos documentos e informações municipais custodiados pelo Arquivo Público Municipal e pelo Arquivo Histórico Municipal, bem como a adequada proteção àqueles que guardam alguma restrição ao acesso;

D E C R E T A:

Art. 1º. Fica instituída a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA com a finalidade de orientar e coordenar o processo de análise, avaliação, seleção, difusão e acesso aos conjuntos documentais arquivísticos custodiados pelo Arquivo Púbico Municipal de Itatiba e pelo Arquivo Histórico Municipal, órgãos da Secretaria Municipal de Cultura e Turismo.

Art. 2º. A CADA estará vinculada ao Arquivo Público Municipal e será constituída pelos seguintes membros:

(Decreto nº 8.202/25 – fls. 02)

I – 1 (um) arquivista concursado ou outro servidor concursado da Secretaria de Cultura e Turismo, responsável pelos serviços arquivísticos, que a presidirá;

II – 1 (um) servidor concursado da Secretaria dos Negócios Jurídicos, com formação na área de direito;

III – 1 (um) servidor concursado da Secretaria de Cultura e Turismo com formação na área de história;

IV – 1 (um) servidor concursado da Secretaria de Administração, com experiência em gestão documental;

V – 1 (um) servidor concursado da Secretaria de Governo, com experiência em tecnologia da informação, responsável pelos softwares de gerenciamento da prefeitura;

VI – 1 (um) servidor concursado da Secretaria de Cultura e Turismo, responsável pelo Arquivo Histórico Municipal; e,

VII – 1 (um) especialista convidado, com direito a voto, que atue no campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação.

§ 1º. O exercício dos membros da CADA será de 4 (quatro) anos, podendo haver recondução por igual período.

§ 2º. Os membros indicados nos incisos I a VI integrarão a CADA como membros efetivos.

§ 3º. Os membros convidados indicados no inciso VII integrarão a CADA como membro temporário, de acordo com a necessidade.

§ 4º. Será substituído o membro da CADA que faltar a três reuniões consecutivas sem justificativa.

Art. 3º. São atribuições da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso:

I - Orientar a identificação e avaliação de documentos produzidos pelo poder executivo municipal e, quando couber, do legislativo municipal, visando à elaboração e aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos, bem como promover sua atualização, quando necessário, revendo descritores, prazos de guarda e destinação final;

(Decreto nº 8.202/25 – fls. 03)

II - Promover estudos e orientar a identificação de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais, visando assegurar a sua proteção;

III - Colaborar com os órgãos e entidades da Prefeitura no trabalho de avaliação da massa documental acumulada;

IV - Coordenar os trabalhos de eliminação, transferência e recolhimento de documentos, de acordo com a destinação proposta nas Tabelas de Temporalidade e o calendário definido para o Município;

V - Aprovar as amostragens e seleção de documentos previamente destinados a eliminação;

VI - Analisar, aprovar e encaminhar para os respectivos responsáveis as Listagens de Eliminação de Documentos produzidas;

VII - Analisar e aprovar os editais de ciência de eliminação de documentos e os termos de eliminação de documentos;

VIII - Coordenar a implementação da política municipal de acesso à informação na Prefeitura Municipal, nos termos da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 e Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018;

IX - Atuar como instância consultiva, sempre que convocada, sobre os recursos interpostos relativos às solicitações de acesso a informações não atendidas ou indeferidas;

X - Coordenar os estudos para a integração das atividades de gestão de documentos à solução tecnológica adequada ao Município de Itatiba;

XI - Emitir normas e diretrizes inerentes às atividades sob sua responsabilidade.

Art. 4º. Os integrantes da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA serão escolhidos entre os servidores do quadro do funcionalismo municipal para assumir as funções e atividades previstas. O trabalho não implicará o recebimento de qualquer remuneração adicional, sendo prestado sem prejuízo de vencimentos e das atribuições próprias dos cargos ou funções de seus integrantes.

Art. 5º. A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA, em razão da especificidade ou volume dos documentos a serem avaliados, poderá solicitar a constituição de grupos de trabalhos auxiliares, bem como, convocar especialista identificado com as áreas cujos documentos estiverem sendo organizados ou avaliados.

(Decreto nº 8.202/25 – fls. 04)

Art. 6º. Este Decreto entrará em vigor na data de sua publicação.

Centro Administrativo Municipal “Prefeito Ettore Consoline”,

em 11 de junho de 2025

THOMÁS ANTÔNIO CAPELETTO DE OLIVEIRA

Prefeito do Município de Itatiba

Redigido e lavrado na Secretaria dos Negócios Jurídicos. Publicado no Paço Municipal, mediante afixação no local de costume, na data supra.

ANTONIO DE CARVALHO

Secretário dos Negócios Jurídicos